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DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compa帽铆a o empresas.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es l贸gico tambi茅n est谩n organizados en carpetas contenedoras seg煤n el tipo y concepto, para un f谩cil acceso a la informaci贸n. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selecci贸n de documentos cuya fecha de expedici贸n est茅 dentro de ese periodo.
Como es l贸gico tambi茅n est谩n organizados en carpetas contenedoras seg煤n el tipo y concepto, para un f谩cil acceso a la informaci贸n. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selecci贸n de documentos cuya fecha de expedici贸n est茅 dentro de ese periodo.
CLASIFICACI脫N DE LA DOCUMENTACI脫N CONTABLE
Desde el punto de vista de qui茅n recibe o emite la documentaci贸n se clasifican en:
- Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
- Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentaci贸n que se registra y archiva:
- Documentos que se archivan y generan registraci贸n: como la factura, la nota d茅bito, la nota cr茅dito, el ticket, los recibos, el pagare, el cheque y la nota cr茅dito bancaria.
- Documentos que s贸lo se archivan: como son la orden de compra, la nota de venta, el remito y el resumen de cuenta.
DOCUMENTOS CONTABLES M脕S UTILIZADOS
En la actualidad los documentos contables m谩s usados son:
- La factura
- La cotizaci贸n
- La remisi贸n
- Las consignaciones
- Nota d茅bito
- Nota cr茅dito
- Ticket
- Cheque
DEFINICI脫N Y EJEMPLOS DE DOCUMENTO CONTABLES
LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro pa铆s "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligaci贸n de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
Ejemplo:
EL PAGAR脡
Es un t铆tulo valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagar茅s pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
Ejemplo:
EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de utilizar f铆sicamente dinero.
Ejemplo:
LA NOTA CR脡DITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no est茅n liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercanc铆as, para su contabilizaci贸n se utiliza un comprobante llamado nota cr茅dito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Ejemplo:
LA NOTA D脡BITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisi贸n o error en la liquidaci贸n de facturas y los intereses causados por financiaci贸n o por mora en el pago de sus obligaciones.
Ejemplo:
LA N脫MINA
Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que les ingresa y esto lo hace a trav茅s de la n贸mina. En este sentido, la n贸mina no es m谩s que un recibo donde se informa al trabajador acerca de c贸mo est谩 estructurado el salario que en su d铆a pact贸 con la compa帽铆a que lo emplea. Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaraci贸n de la renta o simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
Ejemplo:
RECIBO DE CONSIGNACI脫N
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la m谩quina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Ejemplo:
FACTURA
La factura comercial es un soporte contable que contiene adem谩s de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripci贸n de los art铆culos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. .
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. .
REMISI脫N
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisi贸n de los bienes vendidos. En 茅l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligaci贸n del comprador a pagar. Sirve de base para la preparaci贸n de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la secci贸n facturaci贸n para que proceda a la emisi贸n de la factura. Por 煤ltimo el triplicado permanece en la secci贸n dep贸sito par constancia de las mercader铆as salidas. Se extiende, como m铆nimo, por duplicado; aunque es pr谩ctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista tambi茅n le quede una constancia de la operaci贸n realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores
Ejemplo:
LA COTIZACI脫N
La cotizaci贸n es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado burs谩til. Tambi茅n se cotiza el trabajo.
La primera acepci贸n de este t茅rmino hace referencia al precio de equilibrio para un t铆tulo en funci贸n de la oferta y la demanda. Por otra parte, tambi茅n se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.
Ejemplo:
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