En clasesena podr谩n encontrar informaci贸n de tareas ya resueltas. 
Para ver y descargar este documento por google.docs click aqui
En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes actividades:
3.3.1 Realice la lectura autorregulada sobre el archivo “Teor铆a Organizacional” del Autor: Robert Miranda Castillo. P谩gs.49-63.
a. | Con base en 茅sta lectura, realice de manera individual un mapa conceptual de los manuales administrativos, para ser socializado posteriormente en clase con sus compa帽eros y tutor. | |
b. | Describa en una p谩gina la importancia, elementos y utilidad del manual de procedimientos. |
3.3.2. Realice lectura del archivo adjunto “ejemplo de manual de funciones. PDF” presente un resumen de una p谩gina sobre los componentes que debe tener el manual y su importancia.
3.3.3 Consulte el organigrama vigente para el SENA y consulte m铆nimo 2 tipos de manuales que se empleen en cualquiera de las 谩reas de la instituci贸n; identificando tipo de manual, y su objetivo. Social铆celos en formaci贸n.
3.3.4 Participe en la socializaci贸n en plenaria organizada por su instructor, en relaci贸n a la explicaci贸n magistral sobre manuales y realice las actividades did谩cticas propuestas para el instructor.
Soluci贸n
3.3.1 Realice la lectura autorregulada sobre el archivo “Teor铆a Organizacional” del Autor: Robert Miranda Castillo. P谩gs.49-63.
a. Con base en 茅sta lectura, realice de manera individual un mapa conceptual de los manuales administrativos, para ser socializado posteriormente en clase con sus compa帽eros y tutor.
Respuesta:
b. Describa en una p谩gina la importancia, elementos y utilidad del manual de procedimientos.
Respuesta:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripci貌n de actividades que deben seguirse en la realizaci贸n de las funciones de una unidad administrativa, o de dos 貌 m谩s de ellas.
Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripci贸n de tareas, ubicaci贸n, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecuci贸n. Auxilian en la inducci贸n del puesto y al adiestramiento y capacitaci貌n del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el an谩lisis o revisi貌n de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificaci贸n de trabajo como an谩lisis de tiempos, delegaci贸n de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informaci贸n o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteraci贸n arbitraria. Determina en forma m谩s sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluaci贸n del control interno y su evaluaci贸n. Aumenta la eficiencia de los empleados, indic谩ndoles lo que deben hacer y c貌mo deben hacerlo. Ayuda a la coordinaci贸n de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el an谩lisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y m茅todos.
El manual incluye adem谩s los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participaci贸n.
Suelen contener informaci贸n y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, m脿quinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsi贸n la informaci贸n b谩sica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluaci贸n y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est脿 realizando o no adecuadamente.
Tambi茅n el manual de procedimientos contiene una descripci贸n precisa de c贸mo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, 茅sta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
- Tratamiento de No Conformidades
- Auditor铆a Interna
- Sistema de Mejora
- Control de la documentaci贸n.
3.3.2. Realice lectura del archivo adjunto “ejemplo de manual de funciones. PDF” presente un resumen de una p谩gina sobre los componentes que debe tener el manual y su importancia.
Respuesta:
Conformaci贸n Del Manual
IDENTIFICACI脫N.Este documento debe incorporar la siguiente informaci贸n:
Logotipo de la organizaci贸n. Nombre oficial de la organizaci贸n. Denominaci贸n y extensi贸n. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboraci贸n. N霉mero de revisi贸n (en su caso). Unidades responsables de su elaboraci贸n, revisi贸n y/o autorizaci贸n. Clave de la forma. En primer t猫rmino, las siglas de la organizaci贸n, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por 霉ltimo, el n霉mero de la forma. Entre las siglas y el n霉mero debe colocarse un gui貌n o diagonal.
脥NDICE O CONTENIDO. Relaci贸n de los cap铆tulos y p脿ginas correspondientes que forman parte del documento.
PR脪LOGO Y/O INTRODUCCI脫N. Exposici贸n sobre el documento, su contenido, objeto, 脿reas de aplicaci贸n e importancia de su revisi贸n y actualizaci貌n. Puede incluir un mensaje de la m谩xima autoridad de las 脿reas comprendidas en el manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicaci贸n del prop贸sito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteraci贸n arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluaci贸n del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est谩 realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adem谩s de otras ventajas adicionales.
AREAS DE APLICACI脫N Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de acci贸n que cubren los procedimientos.
Dentro de la administraci贸n p煤blica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al 谩mbito de aplicaci贸n y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
POL脥TICAS O NORMAS DE OPERACI脫N. En esta secci贸n se incluyen los criterios o lineamientos generales de acci贸n que se determinan en forma expl铆cita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Adem谩s deber谩n contemplarse todas las normas de operaci贸n que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operaci贸n de los procedimientos. A continuaci贸n se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definir谩n perfectamente las pol铆ticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuaci贸n del personal, a efecto de que est茅 no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deber谩n ser lo suficientemente expl铆citas para evitar la continua consulta a los niveles jer谩rquicos superiores.
CONCEPTO (S). Palabras o t茅rminos de car谩cter t茅cnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializaci贸n requieren de mayor informaci贸n o ampliaci贸n de su significado, para hacer m谩s accesible al usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO (descripci贸n de las operaciones). Presentaci贸n por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu茅 consisten, cu谩ndo, c贸mo, d贸nde, con qu茅, y cu谩nto tiempo se hacen, se帽alando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripci贸n del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias 谩reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operaci贸n. Si se trata de una descripci贸n detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operaci贸n. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensi贸n e identificaci贸n, aun en los casos de varias opciones en una misma operaci贸n.
FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como ap茅ndices. En la descripci贸n de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia espec铆fica de 茅stas, empleando para ello n煤meros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambi茅n se pueden adicionar instructivos para su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO. Representaci贸n gr谩fica de la sucesi贸n en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operaci贸n descrita. Adem谩s, suelen hacer menci贸n del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripci贸n clara de las operaciones, lo que facilita su comprensi贸n. Para este efecto, es aconsejable el empleo de s铆mbolos y/o gr谩ficos simplificados.
GLOSARIO DE T脡RMINOS. Lista de conceptos de car谩cter t茅cnico relacionados con el contenido y t茅cnicas de elaboraci贸n de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboraci贸n de manuales administrativos
Complementando al manual de procedimientos, est谩n las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos espec铆ficos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en funci贸n del sector en el que se est茅 implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de Informaci贸n Tur铆stica, Convention Bureau, etc., ya que existe una norma espec铆fica para cada uno de los sectores; en contraposici贸n tenemos la norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.
DISE脩O DEL PROYECTO.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisi贸n , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusi贸n en la interpretaci贸n de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atenci贸n en todas y cada una de sus etapas de integraci贸n, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecuci贸n del trabajo.
RESPONSABLES.Para iniciar los trabajos que conducen a la integraci贸n de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducci贸n de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo t茅cnico, al que se le debe encomendar la conducci贸n del proyecto en sus fases de dise帽o, implantaci贸n y actualizaci贸n. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentaci贸n de la informaci贸n.
Por lo que respecta a las caracter铆sticas del equipo t茅cnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizaci贸n en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizaci贸n puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.
DELIMITACI脫N DEL UNIVERSO DE ESTUDIO.Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizaci贸n tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en 茅l. Para ello es necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el 谩rea o 谩reas donde se va a actuar. Con base en 茅l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informaci贸n, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
¿Cu谩ndo se hace? Despu茅s de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qu茅?. Las nuevas respuestas que se obtengan dar谩n la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo
3.3.3 Consulte el organigrama vigente para el SENA y consulte m铆nimo 2 tipos de manuales que se empleen en cualquiera de las 谩reas de la instituci贸n; identificando tipo de manual, y su objetivo. Social铆celos en formaci贸n.
Respuesta:
3.3.4 Participe en la socializaci贸n en plenaria organizada por su instructor, en relaci贸n a la explicaci贸n magistral sobre manuales y realice las actividades did谩cticas propuestas para el instructor.
Respuesta:
En este foro en clases, expuse el manual de funciones de un director regional sena y un docente.
No hay comentarios:
Publicar un comentario